Gemakkelijker, goedkoper en slimmer samenwerken? Microsoft Teams!

Het samenwerken met collega’s en klanten dat kan tegenwoordig veel gemakkelijker, goedkoper en slimmer. Microsoft Teams helpt je daarbij. Het is eens een standaard onderdeel van de Microsoft Office 365 suite en biedt gebruikers onder andere de volgende 7 voordelen:

Voordeel 1: Overzicht voor de gebruiker

Mensen die Microsoft Teams gebruiken starten in de meeste gevallen hun dag ermee op in plaats van e-mail. Dat is op zich al slim, omdat andere medewerkers dan zien dat je aan het werk bent. Microsoft Teams biedt medewerkers één centraal dashboard is waar de dagelijkse werkzaamheden mee opgestart worden. Alle tools zoals Microsoft Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive, Outlook en nog heel veel kunnen vanaf Microsoft Teams aangesproken worden. Het resultaat? Rust en overzicht.

Voordeel 2: Online vergaderen is geïntegreerd

We gaven al aan dat Microsoft Teams ervoor zorgt dat samenwerken goedkoper kan. In plaats van door de file naar kantoor te rijden kunnen collega’s vanaf elke plek een online vergadering bijwonen. Wat voorheen Skype was is tegenwoordig volledig in Microsoft Teams geïntegreerd. Het scheelt je tijd en kilometers.

Voordeel 3: Sublieme chatmogelijkheden

Wist je dat via e-mail vragen stellen helemaal niet slim is? Je krijgt namelijk niet gelijk antwoord. Als je het antwoord uren of dagen later alsnog krijgt blijkt bovendien de vraag vaak al opgelost. Dus worden er feitelijk vaak teveel onnodige vragen gesteld. Microsoft Teams biedt een hele interessante oplossing die ‘persistent chat’ heet. Het voordeel van chat is dat je gelijk antwoorden krijgt, maar persistent chat doet daar nog een schepje bij bovenop; iedere deelnemer van een project binnen Microsoft Teams kan de chatdiscussies terugzien die tussen teamleden hebben plaatsgevonden. Deze sublieme chatmogelijkheid zorgt er dus voor dat ieder teamlid eerst kan teruglezen voordat er onnodige vragen gesteld worden.

Voordeel 4: Efficiënt samenwerken met externe partijen

De kans dat ook jouw bedrijf weleens een tijdelijke freelancer in dienst heeft is redelijk groot met het toenemende aantal ZZP’ers in Nederland. Met Microsoft Teams laat je hen gewoon met een project meedoen alsof zij eigen collega’s zijn. Dat doe je door een ‘gast’ aan te maken en hen rechten te geven op het gebied van schrijven, bekijken of bewerken. Vaste collega’s zien overigens in Microsoft Teams wie een gast is doordat externen gelabeld worden. Wie weet word je zelf wel de gast van een ander bedrijf binnen een project.

Voordeel 5: De inbreng van apps

Wellicht ken je de situatie dat je tijdens een online vergadering iets moest uitleggen waarbij het veel tijd en moeite kostte om het ook duidelijk te maken. Bijvoorbeeld de langdurige uitleg van een kostencalculatie in Excel. Tegenwoordig zie je steeds vaker dat bedrijven met behulp van Power BI eigen rekenapps ontwikkelen. Door deze met teamleden te delen kunnen zij de data visualiseren en veel sneller interpreteren. Handig toch?

Voordeel 6: Alle communicatie in één platform Laten we vooral ook niet vergeten dat het bij samenwerken niet alleen gaat om e-mailen, chatten of appen. Ook het (traditionele) bellen bestaat nog steeds, waardoor we gelukkig een echte stem horen. Daarom kan ook de telefonie volledig in Microsoft Teams worden geïntegreerd.

Voordeel 7: “We have an annoucement to make…”

Met het knopje ‘announcements’ kan je heel eenvoudig bijvoorbeeld een campagne of project aankondigen voor de hele organisatie of bijvoorbeeld nieuwe medewerkers introduceren. Of misschien heb je zelf wel een voorbeeld van iets waar iedereen van op de hoogte zou moeten zijn…

Kunnen we jou nog beter laten samenwerken?

Neem dan hier contact met ons op.

.