5 voordelen van Cloud & 4 praktisch bruikbare tips rondom de implementatie

Helemaal precies weten we het niet. Maar een schatting is dat ruim 50% van de Nederlandse mkb-bedrijven inmiddels in de Cloud werkt, bijvoorbeeld door middel van de Microsoft Office 365 suite. Waarom dat zo is en waar je bij een succesvolle cloud implementatie op kunt letten behandelen we in deze blog. Dit doen we vanuit een business perspectief, beginnend met 5 voordelen van Cloud:

Voordeel 1: Cloud is digitaal veiliger

Natuurlijk is digitale veiligheid afhankelijk van jouw cloud provider en het datacenter waar een en ander wordt opgeslagen. Vraag dus naar de behaalde certificeringen. Maar als je een eigen serverruimte hebt is deze dan ook beveiligd door een biometrisch slot, camera’s, meervoudige toegangsbeveiligingen, sprinkler installaties en dagelijkse software updates? Of kan iedereen gewoon de serverruimte binnenlopen en is er bij brand meer verloren dan je lief is?

Voordeel 2: Kostenbesparing

Een eigen serverruimte is duur en het is voor veel ondernemers uitdagend om te weten hoe het bedrijf er over enkele jaren uitziet. Zelf investeren kan tegenwoordig vaker betekenen dat er teveel capaciteit is ingekocht of er plotseling een onverwacht grote investering gedaan moet worden.

Voordeel 3: Schaalbaarheid

Steeds meer mkb-bedrijven kennen piekmomenten. Bijvoorbeeld door de inzet van tijdelijke krachten of ZZP’ers. Met een cloudoplossing kan je op elk moment de dataopslagcapaciteit of computerkracht vergroten. Schaalbaar zijn betekent dat bedrijven zich aan de veranderende realiteit kunnen aanpassen. Nog een extra voordeel hiervan is dat tijdelijke krachten razendsnel met jouw bedrijf in dezelfde applicatie mee kunnen werken als zij hiervoor geautoriseerd zijn.

Voordeel 4: Altijd en overal samenwerken

Vanuit je auto, onderweg, in een hotel, thuis en natuurlijk op kantoor, met Cloud werk je overal en als je het een beetje slim bent gebruik je daar ook handig bruikbare apps bij. Zodat je ook vanaf je smartphone overal toegang hebt tot de verschillende kantoorapplicaties. Voor wie nu al Cloud gebruikt valt daar waarschijnlijk nog winst te behalen.

Voordeel 5: Als werkgever aantrekkelijker

Het wordt vaak vergeten, maar de jonge generatie Y en Z werkt echt niet graag bij bedrijven waarvan ze alleen maar een computer krijgen om mee te werken. Een laptop met VPN verbinding is zelfs onvoldoende. Zij willen met de mobiel in de hand ook vanuit de trein kunnen werken. Hoe moderner de faciliteiten hoe langer nieuwe medewerkers in dienst blijven. Cloud is dus ook een remedie tegen krapte op de arbeidsmarkt.

Waar kun je op letten bij een cloud implementatie? Dat is de tweede vraag die we kort willen beantwoorden. Dit zijn de vier praktische tips die daarbij helpen:

Tip 1: Begin bij de medewerkers

Voordat je de organisatie ‘overvalt’ met een nieuwe manier van werken, ga eerst in gesprek met diverse stakeholders. Formeer een team van collega’s die een dwarsdoorsnede vormt van de organisatie. Inventariseer hun behoeften, ga uitvoerig in gesprek en betrek ze bij datgene wat je van plan bent om alvast een brede steun te verkrijgen. Tussentijds de organisatie informeren helpt om een nog groter draagvlak te krijgen.

Tip 2: Inventariseer het huidige kennisniveau

Waarom cloud implementaties ook weleens misgaan? Omdat er generaties kunnen werken in het bedrijf die de voortschrijdende technologie niet bij kunnen houden. Dat moment kan je beter voor zijn anders vertragen de werkzaamheden plotseling na de implementatie. Dus inventariseer en neem vooraf maatregelen om collega’s op tijd bij te scholen. Dat scheelt achteraf veel tijd, gedoe en ontevreden klanten.

Tip 3: Verhuis geen oude rommel

Van on premise naar Cloud kan je realiseren als een soort copy-paste. Maar of dit slim is? Veel fijner is om vooraf goed na te denken of je alles wel wilt meeverhuizen. Migreer dus alleen datgene wat noodzakelijk is en bedenk dat dit het moment is om eens echt op te gaan ruimen. Het is ook nog eens goedkoper, omdat er minder dataopslag nodig zal zijn.

Tip 4: Onderzoek of iets ‘anders’ kan

Gewoon als voorbeeld om over na te denken: In de oude on premise (eigen server) situatie kan er een workflow zijn, waarbij iemand een proces goedkeurt door middel van een e-mail. Wellicht is dat in een nieuwe Cloud situatie helemaal niet handig. Datzelfde kan nu toch ook via een app? Bij een goede cloud implementatie wordt er vooraf goed gekeken of de huidige werkprocessen wel logisch en noodzakelijk zijn.

Natuurlijk zijn er veel meer Cloud voordelen en hebben we extra tips rondom de implementatie. Wil je hierover doorpraten neem dan vrijblijvend eens contact met ons op om ook jouw organisatie tot grote hoogte in de Cloud te laten stijgen.

Rob Berendse – Algemeen directeur – Tel: 033 – 457 3355 of e-mail: r.berendse@teldacom.nl