Er zijn werkzaamheden die logisch lijken, omdat je ze al jarenlang op dezelfde manier uitvoert. Maar is dat nog wel effectief en zinnig in deze moderne digitale tijd? Wij hebben een zes gewoonten benoemd waarvan we ervan overtuigd zijn dat ze anders zouden kunnen. Ben je het ermee eens of oneens?

Vragen stellen per e-mail

Onze stelling is om vragen per e-mail zoveel mogelijk te vermijden. Omdat je op e-mail vragen lang niet altijd direct een antwoord krijgt. Even koffiedrinken met elkaar of een chatbericht sturen is veel effectiever, omdat het hierbij om directe communicatie gaat tussen twee of meer personen. Het voorkomt zowel een overvolle e-mailinbox als betekenisloze verlate antwoorden. Vaak blijkt dat de vraag inmiddels niet meer relevant is als er dagen later per e-mail een antwoord komt. Collega’s zijn er feitelijk onnodig van het werk door gehouden.

De gewoonte om alles te willen bewaren

Sinds alles digitaal geworden is ruimen we minder op. Klopt dat? De argumentatie is dat je vroeger nog wel eens je bureau op ging ruimen, omdat er een grote puinhoop van papier was ontstaan. Nu zit dezelfde rommel in allerlei digitale mapjes opgeslagen en zie je de rommel niet. Maar kun jij altijd alles terugvinden? Zo niet, dan wordt het misschien eens tijd voor een grote digitale schoonmaak. Het geeft niet alleen ruimte in je hoofd, maar het voorkomt ook onnodige kosten van dataopslag. Waarom zou je immers iets bewaren wat je nooit meer gaat gebruiken?

Fysiek vergaderen over klanten

Als je met meerdere collega’s met dezelfde klant contact hebt, dan kan je ellenlang vergaderen in een vergaderruimte over alle afspraken die er gemaakt zijn en de issues die mogelijk bij deze klant spelen. Maar moet je tegenwoordig nog wel bij elkaar komen, de file inrijden en brandstof verspillen als ieder teamlid de klantstatus online kan volgen? Sterker nog, als je online vergadert, bijvoorbeeld via Microsoft Teams, dan kan je ook gelijk je klant in de online vergadering betrekken. Handig toch zo’n klantbinder?

Even een back-up maken op een externe drager

Bestaan ze nog bij jou op kantoor, de DVD’s, de USB-sticks en de externe harde schijven? De meeste datalekken ontstaan erdoor. Patiëntengegevens, klantgegevens of andere gegevens van consumenten belanden vaak in verkeerde handen omdat iemand even vergeten was waar hij of zij de desbetreffende externe drager had opgeborgen. Iemand anders wist zich dat nog wel te herinneren en heeft deze data ontvreemd. Compliancy begint natuurlijk met een goede back-up in een afgeschermde Cloudomgeving, waarmee ook wordt voorkomen dat mensen die het bedrijf verlaten er met de kroonjuwelen vandoor gaan. De AVG wetgeving en externe dragers vormen wat ons betreft een verkeerd duo.

Werken in kantoortuinen

Deze laatste kan weleens wat stof doen opwaaien. Zijn kantoortuinen echt productief en plezierig? Of is het een uitvloeisel van interieurarchitecten die vinden dat alles transparant moet zijn en managers die het prefereren dat collega’s in het pand samenwerken. De realiteit is dat er een behoorlijke exodus plaatsvindt van mensen die liever thuis werken. Omdat ze blijkbaar niet gestoord willen worden en daar wel rustig klantgesprekken kunnen voeren. Hoe gewoon is het bij jou om op kantoor te werken?

Iets uitprinten

Er zijn tegenwoordig zulke prachtige beeldschermen, dat je echt niet van papier hoeft te lezen. Probeer maar eens een maand papierloos te zijn en ervaar wat er gebeurt. Je krijgt waarschijnlijk een lege prullenbak en meer ruimte in je laptoptas. Andere argumenten om met deze gewoonte te stoppen zijn dat het beter is voor het milieu en het kostbare contracten voorkomt van printerleveranciers.

Eens of oneens?

Met deze blog hopen we je geïnspireerd te hebben om niet altijd dingen te doen, omdat je ze altijd zo gedaan hebt. Jezelf sneller kunnen aanpassen is noodzakelijk, omdat de digitale veranderingen razendsnel gaan en werkpatronen doen veranderen. We helpen je graag om jouw werk op kantoor, of op een andere plek, zo aangenaam en plezierig mogelijk te maken. Maar we zijn vooral ook benieuwd naar jouw mening.

Heb je nog meer gewoonten die gestopt zouden kunnen worden? We horen het graag om van elkaar te leren!